QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG SỔ ĐIỂM ĐIỆN TỬ

( Ban hành kèm theo QĐ số: 65/QĐ-NĐC ngày 12 tháng 12 năm 2017 )

Chương I

QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi áp dụng: Văn bản này quy định việc sử dụng sổ điểm điện tử trên phần mềm quản lí trường học (gọi tắt là QLTH) đối với trường trung học cơ sở Nguyễn Đình Chiểu, Nha Trang từ năm học 2017 - 2018.

2. Đối tượng áp dụng: Cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và các tổ, nhóm, bộ phận thuộc nhà trường.

Chương II

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC THÀNH VIÊN

Điều 2. Trách nhiệm chung của các viên chức tham gia sử dụng phần mềm quản lí trường học

1. Quản lý tài khoản sử dụng, thường xuyên thay đổi mật khẩu để bảo đảm tính bảo mật dữ liệu.

2. Có trách nhiệm sử dụng sổ điểm cá nhân được in từ phần mềm vào đầu mỗi năm học; sổ điểm điện tử (gọi tắt là SĐĐT) được in từ phần mềm theo định kỳ cuối năm học hoặc không định kỳ theo chỉ đạo của Hiệu trưởng nhà trường, cùng các loại hồ sơ, sổ sách khác (nếu có) theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

3. Không được cung cấp tài khoản sử dụng của cá nhân để người khác thực hiện thay nhiệm vụ của mình trong quá trình tham gia sử dụng phần mềm quản lý trường học.

4. Tùy theo vai trò và trách nhiệm được phân công, các thành viên tham gia sử dụng phần mềm quản lý trường học phải thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu Hiệu trưởng nhà trường.

Điều 3. Trách nhiệm của Hiệu trưởng

1. Ban hành các quyết định phân công trách nhiệm cho ban quản trị, nhân viên học vụ và các viên chức có liên quan. Ban hành các văn bản mang tính pháp quy về trách nhiệm quản lý, sử dụng dữ liệu, bảo mật, lưu trữ, giá trị sử dụng.

2. Cung cấp và quản lý tất cả các tài khoản sử dụng phần mềm quản lý trường học, sổ điểm điện tử của nhà trường.

3. Phân công người chỉ đạo, xây dựng kế hoạch; qui định thời gian khóa, mở sổ điểm điện tử và qui trình cập nhật dữ liệu định kỳ trên hệ thống, kiểm tra định kỳ, in ấn các báo cáo thống kê.

4. Tổ chức tập huấn và tạo điều kiện thuận lợi cho giáo viên, nhân viên tham gia sử dụng, khai thác phần mềm QLTH, SĐĐT, sổ điểm cá nhân một cách hiệu quả, đúng chức năng, nhiệm vụ được phân công.

5. Kiểm tra về việc thực hiện quy định về cập nhật điểm số, các thông tin khác của giáo viên, học sinh vào cơ sở dữ liệu của nhà trường trên hệ thống.

6. Xét duyệt danh sách học sinh được lên lớp, không được lên lớp, danh hiệu thi đua, phải kiểm tra lại các môn học, rèn luyện hạnh kiểm trong kỳ nghỉ hè. Phê duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh trong sổ điểm điện tử cuối mỗi năm học sau khi tất cả giáo viên bộ môn và giáo viên chủ nhiệm lớp đã cập nhật đầy đủ nội dung.

7. Quyết định xử lý theo thẩm quyền, đề nghị các cấp có thẩm quyền quyết định xử lý đối với tổ chức, cá nhân vi phạm; quyết định khen thưởng theo thẩm quyền, đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng đối với tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện quy định này.

Điều 4. Giáo viên phụ trách Quản trị phần mềm QLTH

1. Tham mưu cho Hiệu trưởng về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của phần mềm QLTH.

2. Phối hợp với nhân viên phụ trách học vụ để xuất dữ liệu; in ấn sổ điểm cá nhân đầu năm, sổ điểm điện tử định kì cuối mỗi năm học hoặc in không định kì khi có yêu cầu của cấp trên; in các báo cáo gởi cho giáo viên chủ nhiệm, quản lý nhà trường và các cấp quản lý khác theo quy định.

3. Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được phân công. Phối hợp tốt với giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm để cập nhật dữ liệu lên hệ thống định kỳ, cập nhật điểm của học sinh sau khi kiểm tra lại.

4. Phối hợp với nhân viên học vụ xuất danh sách học sinh lên lớp,….

5.  Hướng dẫn giáo viên sử dụng phần mềm QLTH.

6. Cập nhật thông tin giáo viên, học sinh theo quy định; cung cấp tài khoản cho giáo viên, nhân viên có trách nhiệm sử dụng phần mềm QLTH…

7. Các công việc khác do Hiệu trưởng phân công.

Điều 5. Trách nhiệm của nhân viên học vụ

1. Phối hợp với người quản trị QLTH cập nhật danh sách và sơ yếu lý lịch học sinh đầu năm học, học sinh mới chuyển đến.

2. Cập nhật danh sách chuyển đi, chuyển đến, bỏ học, kỷ luật, khen thưởng học sinh.

3. In ấn sổ điểm, các báo cáo theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

4. Cùng với người quản trị QLTH thực hiện thao tác kết chuyển HS lên lớp (thực hiện sau khi đã tổ chức kiểm tra lại).

5. Các công việc khác do Hiệu trưởng phân công.

Điều 6. Trách nhiệm của Giáo viên chủ nhiệm

1. Cập nhật danh sách và sơ yếu lý lịch học sinh đầu năm học (chỉ thực hiện đối với học sinh lớp 6 mới tuyển), theo mẫu Excel xuất ra từ chương trình.

2. Cập nhật, theo dõi nghỉ học và các mặt hoạt động giáo dục của học sinh hàng tuần vào SĐĐT, đồng thời thông báo học sinh bỏ học cho người quản trị và nhân viên học vụ cập nhật vào QLTH sau khi được Hiệu trưởng phê duyệt các loại hồ sơ bằng văn bản.

3. Cập nhật điểm danh hàng tháng và xếp loại hạnh kiểm học sinh của lớp vào cuối mỗi học kỳ, cả năm.

4. Thực hiện chức năng kiểm tra điểm trung bình các môn, xếp loại học lực, danh hiệu cuối mỗi học kỳ và cả năm.

5. Theo dõi, kiểm tra và xác nhận trong SĐĐT sau khi in ra các nội dung sau đây:

a) Kết quả điểm danh học sinh trong năm học;

b) Kết quả đánh giá, xếp loại hạnh kiểm và học lực của học sinh;

c) Kết quả được lên lớp hoặc không được lên lớp, công nhận học sinh giỏi, học sinh tiên tiến học kỳ, cả năm học, được lên lớp sau khi kiểm tra lại hoặc rèn luyện lại trong kỳ nghỉ hè;

d) Nhận xét đánh giá kết quả rèn luyện toàn diện.

6. Các công việc khác do Hiệu trưởng phân công.

Điều 7. Trách nhiệm của Giáo viên bộ môn

1. Thực hiện đầy đủ số lần kiểm tra, cho điểm theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Trực tiếp nhập điểm học sinh của các lớp mình phụ trách giảng dạy đảm bảo chính xác, công khai ngay sau khi cho điểm vào sổ điểm cá nhân theo qui định.

2. Thực hiện chức năng kiểm tra điểm trung bình môn học theo học kỳ, cả năm, kí xác nhận điểm trung bình môn học trong sổ điểm điện tử của học sinh do lớp mình phụ trách.

3. Báo cáo đề xuất kịp thời với Ban Quản trị về những sự cố lỗi cập nhật hệ thống phần mềm hoặc các vấn đề khó khăn, vướng mắc khác liên quan đến việc nhập dữ liệu trong SĐĐT.

4. Thực hiện các công việc khác do Hiệu trưởng phân công.

Chương III

CÁC QUI ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG SỔ ĐIỂM ĐIỆN TỬ

Điều 8. Quy định về thời gian nhập điểm, sửa điểm trong SĐĐT

1. Thời gian nhập điểm

a) Học kỳ 1 gồm 3 đợt:  10/10; đợt 25/11; đợt tổng kết HK1.

b) Học kỳ 2 gồm 3 đợt: đợt 25/2; đợt 10/4; đợt tổng kết cuối năm học.

 (Trong mỗi đợt nhập, người phụ trách quản trị hệ thống chỉ cho phép nhập trong 05 ngày sau đó khóa sổ điểm lại (không cho giáo viên sửa điểm đã nhập từng đợt, sử dụng chức năng Start/Quản trị hệ thống/Khóa các điểm đã nhập).

2. Quy định nhập điểm và sửa điểm

Giáo viên bộ môn trực tiếp nhập điểm vào SĐĐT. Trong thời gian 05 ngày nhập điểm, nếu nhập nhầm thì được phép nhập lại nhưng khi người phụ trách quản trị hệ thống (hoặc Phòng GD&ĐT) đã khóa điểm thì muốn sửa điểm đã nhập nhầm ở các đợt trước thì phải báo cáo cho Hiệu trưởng, nêu lý do và cung cấp minh chứng cho những trường hợp sửa điểm đó (sổ điểm cá nhân, bài kiểm tra học sinh, xác nhận của lớp đối với điểm miệng). Khi Hiệu trưởng cho phép sửa thì người phụ trách Quản trị hệ thống thực hiện mở sổ điểm tương ứng với đợt nhập cần sửa điểm rồi sau đó khóa sổ điểm lại.

Điều 9. Các loại sổ in từ phần mềm QLTH

1. Sổ điểm cá nhân

a) Hiệu trưởng chỉ đạo Ban Quản trị phối hợp với học vụ in phôi sổ điểm cá nhân phát cho GVBM vào đầu năm học để sử dụng cập nhật điểm.

b) Sổ điểm cá nhân được đóng dấu giáp lai, có bìa cứng và có đầy đủ thông tin liên quan đến giáo viên (Họ và tên, môn dạy, điện thoại,email, địa chỉ liên hệ…). Cuối năm học, giáo viên ký xác nhận vào sổ điểm cá nhân và nộp cho bộ văn văn thư lưu trữ.

2. Sổ điểm điện tử

Sổ điểm điện tử được in từ phần mềm QLTH cho các lớp dưới hình thức in định kỳ và in không định kỳ như sau:

a) In định kỳ vào thời điểm kết thúc năm học.

b) In không định kỳ phục vụ cho công tác kiểm tra và công tác quản lý theo chỉ đạo của Hiệu trưởng (ghi rõ ngày tháng năm in).

3. Các báo cáo thống kê được in từ phần mềm QLTH theo quy định của Bộ GD&ĐT.

4. Sổ điểm điện tử và sổ điểm cá nhân mỗi năm được nhà trường lưu trữ vĩnh viễn theo qui định công tác văn thư lưu trữ. Dữ liệu phải được lưu dự phòng thường xuyên, an toàn, bảo mật.

5. Khi thấy dấu hiệu bất thường về dữ liệu, GV quản trị QLTH phối hợp với Trung tâm Kinh doanh VNPT – Khánh Hòa xử lý, đồng thời báo cáo về Phòng GD&ĐT. Trung tâm Kinh doanh VNPT – Khánh Hòa chịu trách nhiệm về sự toàn vẹn của dữ liệu lưu trữ (theo văn bản ký kết giữa Trung tâm Kinh doanh VNPT – Khánh Hòa với ngành GD Khánh Hòa).

Điều 10. Phân công trách nhiệm quản lý SĐĐT

1. Quản lý SĐĐT: Ban Giám hiệu nhà trường.

2. Quản trị phần mềm QLTH, SĐĐT: Ban quản trị.

3. Đóng dấu, lưu trữ SĐĐT, sổ điểm cá nhân: Văn thư – Học vụ.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Các thành viên tham gia sử dụng phần mềm QLTH có trách nhiệm thi hành theo đúng nhiệm vụ, chức trách được qui định trong Quy chế.

Điều 12. Khen thưởng, kỷ luật

Hiệu trưởng ra quyết định xử lý theo thẩm quyền đối với các bộ phân, cá nhân viên chức vi phạm Quy chế; đồng thời quyết định khen thưởng theo thẩm quyền đối với các bộ phận, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện tốt Quy chế này.

Điều 13. Điều khoản thi hành

1. Quy chế này áp dụng cho việc sử dụng SĐĐT, sổ điểm cá nhân và khai thác phần mềm QLTH tại trường THCS Nguyễn Đình Chiểu kể từ năm học 2017-2018 và những năm tiếp theo (nếu không có thay đổi).

2. Quy chế này sẽ được điều chỉnh, bổ sung trong quá trình thực hiện phát sinh những vấn đề bất cập, không phù hợp.

3. Yêu cầu tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường thực hiện nghiêm túc Quy chế này./.   

      Lê Lý Hoàng Lâm